各单位：

重大活动资料记录了学校在不同时期的发展历程，是学校档案资源的重要组成部分，反映了学校事业发展变化和成就，对传承学校历史、促进学校发展具有重要意义。为进一步优化学校档案信息资源结构，提高档案管理科学化水平。根据档案管理工作安排，从即日起对重大活动资料进行征集归档，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

在学校重大活动中形成的具有重大意义和保存价值的相关资料。主要包括：重要文字材料、录音、录像、照片、有纪念意义的标志性实物等；

（一）有关学校党的建设、教学科研、学科建设、采购招标、脱贫攻坚、公共卫生事件、对外交流等方面的文字及音视频资料。如：领导视察、党代会、教学评估、科研项目、新财经教育、招标合同、驻村扶贫、疫情防控等有关资料；

（二）学校举办或承办的省级以上重大活动（会议）所形成的纸质材料（邀请函、会议议程、讲话稿、嘉宾名单、通讯录、贺信、题词、标识、证件、捐赠证书等）及音视频资料（照片、录音、录像等）；

（三）本校人员参加国家级会议、论坛等活动所形成的纸质及音视频材料；

（四）有关重大活动宣传报道所形成的文字和音视频资料；

（五）其它有保存价值的资料。

二、归档要求

（一）学校重大活动形成的资料由牵头部门负责整理归档；

（二）各单位要做好重大活动资料的收集和整理，并将相关资料电子版上传至档案管理系统，纸质资料装订成卷移交综合档案室；

（三）重大活动形成的照片资料，按照时间顺序进行整理归档，并附文字说明（时间、地点、人物、内容）；

（四）重大活动形成的音视频资料，以“KOK网页版官方网站ⅹⅹ资料”命名提交电子版；

（五）归档时间：2019年以前的重大活动资料于2021年12月底前上交；2020年以来的重大活动资料于2021年6月底前上交；2021年7月后产生的重大活动资料请即时归档。

其他未尽事宜请与综合档案室档案管理科联系。

联 系 人：姜老师 戴老师

联系电话：87656500

综合档案室

2021年5月25日