6、OA系统之外形成的电子文件（包括数据库及相关程序类、多媒体类、网页类和图形、图片类等），按自然年度归档的部门在六月底前，将上年度的电子数据（特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字结构的，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称）下载或刻录到磁盘、光盘等脱机载体上，按规定程序和时间以件为单位移交综合档案室。